Как вести рабочий ежедневник эффективно

Как правильно вести ежедневник

Разделение графика на жесткий и гибкий

Жесткий график это привязка задачи к конкретному времени и ее невозможности осуществить в другое время. К таким задачам чаще всего относится работа, заказы или совещания.  Гибкий график – это все задачи, которые могут быть выполнены в любое время либо перенесены на определенный срок . К гибкому графику также относятся все ежедневные дела, которые не имеют привязки по времени и должны быть выполнены вами в течение дня. К таким задачам, к примеру, относятся – посмотреть почту, разобрать документы, заняться хобби.

Ошибкой многих людей, не знающих как заполнять ежедневник, является почасовое распределение времени между гибкими задачами, такой строгий распорядок дня приведет к нервным расстройствам, особенно когда не все удается выполнить вовремя. К примеру, вас могут задержать на работе, это помешает вашему плану, который прописан в вашем личном планере.  Это снизит вашу мотивацию и производительность,  поэтому привязывайте ко времени только те задачи, которые необходимо .

Приоритет задач

Вторая по частоте ошибка – реализация дел по мере прихода без учета значимости каждого дела.  При составлении планера нужно учитывать важность каждой задачи . Если вам поручены серьезные и срочные дела, не стоит откладывать их ради выполнения незначительных мелочей, которые вам были недавно поручены, но в списке они у вас оказались выше. Следуйте матрице Эйзенхауэра и присваивайте каждой новой задаче определенный приоритет важности. Пример степеней важности может быть такой:

  • А – высокая важность. Если не выполнить эту задачу точно в срок, это повлечет опасные последствия. К задачам с такой степенью важности следует приступать безотлагательно. Если важных задач несколько, то помечайте их А1, А2 тоже по приоритету.
  • Б – средняя важность. При не выполнении задания этой категории серьезных или опасных последствий не будет, но их стоит выполнить для упрощения своей жизни. Например, покупка продуктов, это дело, которое можно отложить, но если отложите, то не сможете приготовить на ужин свое любимое блюдо. Это не опасно, но выполнение этой задачи даст вам возможность удовлетворить свою потребность.
  • В – низкая важность. Задачи этой категории вам не так нужно делать, и не выполнение их, последствий не принесет, но выгодно скажется на вашем здоровье или на профессиональной деятельности, если вы сделаете это. Примеры – повесить картину, посетить спортзал, убрать в квартире и другие подобные дела.

Вместо букв можно использовать специальные символы, которые будут ставиться рядом с задачей. Например: красный треугольник – задача высокой важности; желтый квадрат – средняя важность; зеленый круг – низкая важность.

Неприятные дела – «Лягушки»

В списке ваших дел всегда найдется неприятная и местами ужасная задача, которую обязательно нужно выполнить. В тайм-менеджменте такие задачи называются лягушками. В ежедневнике такие задачи должны быть первыми, именно с них следует начать свой день.

Почему первым делом надо выполнять задачи-лягушки

Эти задачи неинтересные и требует приложения большого количества сил для их выполнения. Утром человек находится на пике своих сил. Выполнив самую сложную задачу утром, вы наполнитесь энергией и будете готовы к выполнению остальных дел, без ощущения нависшей над вами тяжелой задачи, которую вы откладываете.

Важная ошибка, которую чаще всего допускают школьники и студенты это откладывание задач – «Лягушек» на потом, и занимаясь чем угодно только не ими. Для задач лягушек можно придумать специальную метку, например «Л».

Время составления плана

За 20 минут до окончания своего дня  нужно сесть и расписать план на завтра, не откладывая это дело на утро . Если вы правильно распишите свои предстоящие дела, то вам не придется перед сном лежать и обдумывать свой завтрашний день.

Формат делового дневника

Перед составлением планов, следует определить, для чего нужен ежедневник именно вам и какого он должен быть формата. Решите – будет ли ваш ежедневник для работы или вы будете записывать в него ваше личное время или же он будет совмещать и то и другое. Дизайн и форма вашего планера может быть любой, все зависит от вашего вкуса.

Вычеркивать законченные дела

Чтобы не тратить время впустую, перечитывая все запланированное,  рекомендуется зачеркивать выполненные задания . Также вычеркивание поможет вам увидеть, сколько всего вы уже выполнили и тем самым повысит вашу мотивацию для выполнения оставшихся задач. Просматривая вычеркнутые задачи, ваша уверенность в себе также возрастет, и вы почувствуете себя более успешным, чем, если бы вы просто оставляли сделанные дела в списке, не выделяя их. Кстати, прочтите про состояние потока, в которое можно войти как раз завершая задачи и выделяя их. Постепенно вы увидите и поймете, сколько всего вы сделали, и пропадет ваша лень и пассивность.

Лично мне не нравится черкать в планере, поэтому я выполненные задачи просто выделяю хайлайтером.

Помните о назначении ежедневника

Планер предназначен для организации вашего дня и повышения эффективности вашей деятельности, не следует путать его с записной книжкой. В него не нужно записывать мысли, рецепты, адреса и так далее. Использования вашего планера не по назначению приведет к тому, что он быстро закончится или создаст еще больший хаос в вашей жизни. Если вам нравится держать все в одном месте – заведите bullet journal.

Помните о своих целях

В ежедневник лучше всего вносить кроме текущих задач, еще и долгосрочные цели. Деловой дневник – это средство для самоорганизации также потому, что когда мы записываем свои мысли, мозг посылает импульсы, направленные на достижение цели. Именно из-за этой особенности головного мозга следует записывать свои цели и формировать списки.

Есть еще один эффективный инструмент достижения цели – стратегическая картонка. На нее выписываются все-все задачи и каждый раз перед планированием, например, недели, вы переносите задачи с этой картонки. Личный Bucket list только на год или два.

Также мы запоминаем записанную информацию, такая привычка пришла к нам еще со школы. В школе ученики обычно пишут шпаргалки, но не всегда пользуются ими, ведь подготовка шпаргалки является отличным средством заучивания информации. Этот принцип работает также в составлении личного планера.

Рекомендуется на первом листе написать свои цели, чтобы чаще их видеть и мысленно концентрироваться на них. Помните, что Вселенная помогает вам в воплощении ваших целей. Стоит только чаще напоминать ей, чего вы хотите, посылая ей мыслеформу вашей цели.

Уделите время личной жизни

Помните, что у вас есть семья, которой также нужно уделить время. Вам виднее как вести ежедневник, но не стоит концентрироваться только на работе, время следует распределить равномерно между личной жизнью, карьерой и своими хобби. В свое расписание обязательно включите приятные дела, чтобы радоваться и наслаждаться своей жизнью.

Не забывайте о невыполненных задачах

Все, что вы не успели или по какой-то причине не выполнили сегодня, не поленитесь, перепишите в завтрашний план. Это позволит вам не упустить важных задач, и сэкономит ваше время, ведь вам не придется вспоминать дела, которые вы забыли сделать вчера.

Творчество

Веди свой деловой дневник так, чтобы он привлекал ваше внимание и вы с радостью заглядывали в него. Рисуйте, украшайте и креативьте в своем планере. Придумайте рисунки и запишите их значение на отдельном листочке. Фиксируйте цветом дела, с которыми справились великолепно, и дела, которым следует уделить больше внимания в следующий раз. Зафиксируйте свое внимание на важных задачах с помощью маркера или фломастера.

Если же вы не очень творческая личность, но для вас важна эстетика, то есть много способов, как красиво вести ежедневник девушке. Вы можете украсить ваш планер покупными стикерами, использовать канцелярские скотч-ленты и тд.  В общем, украсьте свой планер так, чтобы вам было приятно везде брать его с собой.

Не забывайте брать с собой ежедневник

Наличие вашего делового дневника под рукой в любом месте, поможет вам не забывать о своих задачах. Когда ваш план дня зафиксирован на бумаге, это исключает возможность забыть о каком-то серьезном деле.  Для того, чтобы планер не повредился, удобнее приобрести специальную обложку или органайзер на молнии, где помимо самого блокнота будут лежать выделители, ручки, наклейки и другая канцелярская мелочевка .

Не переусердствуйте

Если решитесь начать ведение ежедневника, вы заметите, что у вас есть много энергии и энтузиазма, и вам захочется вносить в него все новые, и новые дела. Вы можете запланировать слишком много и в итоге не сможете справиться со всем объемом задач. Дальше исход очевиден – планер будет заброшен. Поэтому важно объективно оценивать свои возможности.

Пользуйтесь метками

При ведении своего планера  можно добавлять специальные цветные стикеры, вместо закладок . Использование одноразовых стикеров позволит вам использовать их как дополнительное место для описания кого-то дела или же вписать туда задачу, которая не была выполнена. Если не выполненное дело было написано на стикере, то его можно легко переклеить в завтрашний день.

Начинаем тренировку

Действительно, вам предстоит научиться, как грамотно вести ежедневник, чтобы он приносил пользу, а не просто занимал место. Сначала рекомендуется в течение недели провести мониторинг своего расписания. То есть заполняете буквально по минутам расписание на каждый день. С того момента, как прозвонил будильник, и до того, как легли спать, нужно будет фиксировать по минутам, чем вы занимались. Это позволит проанализировать, сколько времени уходит на ненужные дела.

Итак, неделя прошла. Просмотрите свои записи и составьте график, который покажет, сколько времени ушло на тот или другой вид деятельности. Если лидирует просмотр телевизора или разговоры по телефону, а вы жалуетесь на нехватку времени для уборки в комнате, здесь явно требуется пересмотреть свое расписание.

Видео

Как начать вести ежедневник с нуля: пошаговая стратегия

Если вы уже что-то читали по этому поводу, то воскликните: о боже, как всё сложно! Поэтому я объясню вам на пальцах, как и что делать.

Выберите тот, который нравится

Это может быть красивый ежедневник в кожаном переплете, или вовсе обычная тетрадь. Ежедневников сейчас целая куча, и в интернете можно найти абсолютно разные — в точку, в клетку, в линейку, с рисунками и без, обычные и не очень. Тут можно заблудиться!

Если вы сомневаетесь, подойдёт ли вам выбранный, поступите как я:

сделайте скриншот странички, распечатайте и заполняйте. Если понравится, закажите полную версию.

Просто начните вести!

Если это недатированный вариант, проставьте даты, укажите месяцы — и вперёд!

Не бойтесь ошибиться — ведь это ваше личное дело, как вы заполняете ежедневник.

Если есть боязнь чистого листа, можно поступить так:

  • Начните со 2й страницы!
  • Купите ручку со стирающимися чернилами и заполните ей. Нет ручки — берите карандаш и ластик.
  • Разрешите себе ошибиться! Помните, что ежедневник — это подспорье в работе и жизни, а не выставочный экземпляр. Если вы им не пользуетесь, он просто пылится без дела, и всё.

Ведите какое-то время, чтобы привыкнуть

Не старайтесь вести правильно и красиво — просто не забывайте записывать дела и вычёркивать сделанные. Носите ежедневник с собой повсюду. Ну, вот вы и ведёте ежедневник!

Когда привычка появилась, можно пробовать разные системы планирования, трекеры привычек и постановку целей. Но не пытайтесь сделать всё и сразу — это так не работает! Схватившись за всё одновременно, вы с большой вероятностью забросите ваш ежедневник и вообще планирование.

Типы ежедневников: бумажный или электронный?

По типам ежедневники разделяют на электронные и бумажные версии. Если вы являетесь приверженцем современных технологий, то пользование бумажным ежедневником может вызвать массу вопросов. Не расстраивайтесь. Не нужно ломать голову, как правильно вести ежедневник, ведь производитель позаботился о вас, создав программу в электронном виде. Выбор за вами! Плюс такого ежедневника в том, что для его ношения нет необходимости выделять дополнительное место, он будет у вас в телефоне, компьютере или планшете. Это неоспоримый плюс, а вести такой дневник — одно удовольствие.Неоспоримым преимуществом электронной версии ежедневника выступают напоминания о событиях, интуитивное управление, приятный дизайн, лёгкое редактирование документов, возможность добавления мультимедийной информации.

Как ни странно, но большая часть людей на сегодняшний день отдает предпочтение именно бумажным ежедневникам. Их удобство и простоту, видимо, пока ещё не удалось превзойти ни одной электронной программе.

Как пользоваться ежедневником

Сразу нужно определить, с какой целью ведется дневник. Если речь идет о деловом планировщике, то все просто. Следует просто записывать дела и встречи в графу с нужным временем и датой. Если же речь идет о личном дневнике или постановщике целей, то на первое место выходит фантазия.

В ежедневнике можно отмечать каждое дело тематическим значком

Например, свидание – сердечком; покупки – знаком доллара; важную деловую встречу – восклицательным знаком. Можно отмечать свое настроение, рисуя мордочку в уголке листа. Если предстоит важное мероприятие, экзамен, выступление, собеседование, можно подбодрить себя, заранее написав на соответствующем листе что-то вроде «Ты молодец! У тебя все получится сегодня!». Или наоборот, слегка себя покорить, если какое-то дело не выполняется уже несколько дней

Подойдет запись «Откладывать в 4-ый раз это нельзя!». Разрешается рисовать, разукрашивать, вклеивать вырезки из журналов. Это делает ежедневник действительно личным, а его ведение более интересным.

Правильный ответ на вопрос, как вести ежедневник, один – так, чтобы это доставляло удовольствие. Такой блокнот является дневником успехов, где видны результаты каждого прожитого дня.

Как ежедневник меняет жизнь в лучшую сторону

Учёные считают, что планирование рабочего дня способствует самоорганизации и выработке дисциплины. Правильное ведение ежедневника помогает развивать самодисциплину, а также повышать эффективность профессиональной деятельности сотрудника компании. Деловому человеку чрезмерно важно контролировать даты сдачи отчётов, развивать умение правильного распределения рабочего времени. Такие меры способствуют выработке стрессоустойчивости, ведь от форс-мажоров не застрахован никто, а ежедневник помогает научиться правильно реагировать на подобные ситуации.

Со временем вы увидите, насколько полезной оказалась привычка вести дневник, организовывать собственный день. У вас появится больше времени на собственные увлечения, а работа перестанет охватывать все жизненные сферы. Не зря ввели понятие «гигиена труда», но, к сожалению, не все люди понимают как важен полноценный отдых. С помощью ведения ежедневника вам удастся правильно распределять временные ресурсы, повышать собственную продуктивность, не нанося ущерб личным интересам.

За менеджментом времени — будущее, потому давайте идти в ногу со временем и становиться более продуктивными во всех жизненных сферах!

Теги

Похожие записи: